A Microsoft Word az egyik legszélesebb körben használt eszköz a számítógépeken, mert nemcsak dokumentumok írásához hasznos, hanem sok más dolog, például PDF-ek létrehozására is használható. Egy másik felhasználási területe azonban a szervezeti diagramok egyszerű létrehozásának képessége.
Ezek a diagramok lehetővé teszik képviselik egy vállalat felépítését, egy projekten belüli hierarchiát vagy bármilyen igényt amelyekben több szint között hatalmi vagy alá-fölérendeltségi viszony jön létre. De hogyan csinálja? Lépésről lépésre elmagyarázzuk Önnek, hogy ne legyen problémája (bár ne feledje, hogy a Word minden verziójában lehetnek eltérések).
Mi az a szervezeti diagram és mire való?
Mielőtt útmutatást adna a szervezeti diagram Wordben való létrehozásához, meg kell értenie, mi az a szervezeti diagram. Ez a szervezeti vagy hierarchikus struktúra vizuális megjelenítése egy csoport, cég, projekt stb.
Például képzeljünk el egy osztályt. Ez a csoport gyerekekből áll, de van, aki osztályképviselői, egy második pedig alképviselői posztot tölt be.
A szervezeti diagram tükrözi a delegált az első szinten. A továbbküldött a második szinten, az összes többi tanuló pedig a harmadik és utolsó szintre kerülne.
A szervezeti diagramnak adott felhasználási módok változatosak, bár a főbb általában a vállalati hierarchia megjelenítéséhez kapcsolódik. Ugyanez azonban tükröződhet egy munkacsoportban, egy projektben stb.
Szervezeti diagramok létrehozása a Wordben lépésről lépésre
Ha van Word, valószínűleg tudja, hogyan kell használni. Lehetséges azonban, hogy soha nem gondolt arra, hogy szervezeti diagramokat hozhat létre. Ha igen, miután a programot megnyitotta egy új dokumentummal, A kurzort az eszköztáron található beszúrási fülre kell mozgatnia. Látni fogja, hogy megnyílik egy menü, és ott kell keresnie és kattintson a "SmartArt" gombra. Ez az eszköz lehetővé teszi szervezeti diagramok és grafikonok beszúrását.
Ezen a lapon láthatja a „Hierarchia” kategóriát is, amely azonosítja, hogy mikor szeretne diagramot létrehozni a hatalom vagy a funkciók sorrendjéhez kapcsolódóan. Ki kell választania az Önnek legmegfelelőbb dizájnt, és ha megvan, kattintson az Elfogadás gombra.
Most lesz egy szervezeti diagramja, de még nem teljes. Ehhez hozzá kell adnia és szerkesztenie kell az elemeket. Vagyis több szint vagy doboz hozzáadása a különböző szinteken.
Ha módosítani szeretné a meglévőket, kattintson mindegyikre, és adja meg a hozzáadni kívánt információkat. Ha azonban további szinteket szeretne hozzáadni, a legjobb, ha kijelöl egy négyzetet, és a SmartArt-eszközök tervezési beállításaihoz lép. Itt lesz az alakzat hozzáadása, amely új kereteket ad hozzá; felemelkedni vagy leszállni, hogy ezt a keretet magasabb vagy alacsonyabb szintre módosítsa; és tervezés, amely módosítja a szervezeti ábra általános felépítését.
Végül megvan a Formátum fül, amely lehetővé teszi módosíthatja a dobozok színét, szegélyét és stílusát. Ez nagy mozgásteret biztosít, mert vizuálisabbá teheti, így egy pillantással megértheti a projektet alkotó személyek sorrendjét. Csak ügyeljen arra, hogy ne terhelje túl, és ne használjon erős színeket, mert ez megnehezítheti az olvasást, vagy ha kinyomtatja, nem éri el a várt eredményt. Ha elkészült, már csak el kell mentenie a dokumentumot.
Mi azt tanácsoljuk mentse el Word, PDF vagy hasonló formátumban. Így rendelkezhet másolattal arra az esetre, ha szerkesztenie kell anélkül, hogy újra meg kellene tennie.
Először kicsit trükkös lehet, különösen a szintek hozzáadása és a csempék hasonlóvá tétele. De ne feledje, hogy a másolás és beillesztés parancsikonokat is használhatja a már elkészített keretek megkettőzéséhez.
Miért érdemes szervezeti diagramokat készíteni a Wordben?
Most, hogy megvannak a lépések, ideje gyakorolni, amíg el nem éri a kívánt eredményt. Azt azonban biztosan láttad, hogy vannak más alkalmazások és eszközök is, amelyek ezeket a szervezeti diagramokat készítik, mint pl Canva tok, Például. Miért válassza tehát a Word-t egy inkább tervezésre összpontosító eszközzel szemben?
A Word használatának egyik fő előnye egy másik eszköz helyett a hozzáférhetősége.. Sokan hozzáférnek a Word-hez, és tudják, hogyan kell használni, így a szervezeti diagram létrehozásának megtanulása egyáltalán nem lesz nehéz.
Ennek oka azonban az is, hogy gyorsan módosíthatja és szerkesztheti, valamint más dokumentumokba integrálhatja.
Mersz Wordben szervezeti diagramokat készíteni?